Sertifikasyon Prosesi
Universal GmbH, Profesyonel ve etkin denetim sürecini belirtilen kurallara göre uygular. Universal GmbH Türkiye ofisi ile bağlantı kurulduğunda; önerilen sistemin gereklilikleri ve sertifikasyon şartları detaylı olarak açıklanacaktır.
Aşağıda, yönetim sistemlerinin sertifikasyon sürecini gösteren akış şeması bulabilirsiniz.
1.AŞAMA DENETİM
1.aşama denetimi belgelendirme denetiminin ilk aşamasıdır. Bu aşamada belgelendirme hakkında tavsiye kararı verilmez. Denetimde firmanın ilgili standardın şartlarını karşılayıp karşılamamaktaki etkinliğini gösteren objektif delillere ana hatları ile ulaşılır, detay denetim yapılmaz. Sadece 2.aşama denetim için yönetim sistemi uygulamalarının hazır olup olmadığı değerlendirilir ve varsa eksikler müşteriye bildirilir. Ayrıca 1.aşama denetimi sonucunda belgelendirme kararının verilemeyeceği, bu denetimin bir hazırlık denetimi olduğu firmaya açıklanır.
Müşterinin yönetim sistemi dokümanlarının ilgili standart şartlarını karşılayıp karşılamadığı incelenir. 1.aşama denetimde 2.aşama denetimin etkin yapılabilmesi için şartlar incelenir, belirlenmiş olan denetim sürelerinin uygunluğu doğrulanır ve 2.aşama denetim için plan hazırlanır. 1.aşama denetim sonuçları,1.Aşama Raporu ile kayıt altına alınır ve 1.Aşama denetim sonuçlarına göre 2.Aşama denetim planlanır ve gerçekleştirilir. 1.Aşama denetimi sonucunda uygunsuzluk tespit edilmesi halinde, 2.aşamanın planlanmasından önce uygunsuzlukların kapatılması için yeterli süre belirlenmesi ve sonuçların takibi gerekmektedir.
2.AŞAMA DENETİM
İlk belgelendirme denetiminin bir parçası olup, organizasyonun müşteri şartlarını karşılayacak, sürdürecek ve sürekli iyileştirebilecek yeterlilikte olup olmadığı denetlenir.
Denetimler proses bazlı yapılır. Denetimin yönetiminden ve raporlanmasından Baş Denetçi sorumludur. Belirlenen kapsama göre ve oluşturulan denetim planı çerçevesinde uygulanır.
Kapsamda belirtilen konuların uygunluğunu gösterecek yeterli sayıda örneğe bakılır ve raporlama yapılır.
Denetimin hedefi; müşterinin, ilgili standardın tüm maddelerine uygun olduğunu teyit etmek, geliştirilen sistemin yasal uygunluğu sağlayacak şekilde tasarlanıp tasarlamadığını ve yasal uygunluğun gerçekten sağlandığını belirlemek, müşterinin kendi politika ve prosedürlerine uygunluğu tespit etmektir.
Tüm yönetim sistemi denetimlerinde organizasyonun ilgili yönetim sistemi kapsamındaki yasal uygunluğu denetlenir. Sahip olması gereken ruhsat ve izinler araştırılır. Bu uygunluk ile ilgili objektif deliller raporda belirtilir. Bu uygunluğu gösteremeyen kuruluş için belgelendirme tavsiyesi yapılamaz. Yasal uygunluk gösterilemiyor ise uygunsuzluk yazılır.
Denetim sonucunda uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetler ile ilgili deliller denetim ekibi tarafından rapora eklenmelidir.
Minör uygunsuzluklar için gerekli düzeltmeler yapılmalıdır ancak zaman gerektiren düzeltici faaliyetler, etkinliği bir sonraki denetimde ölçülmek şartıyla Düzeltici Faaliyet Planı ile kapatılabilir. Majör uygunsuzluklar, ilgili düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin tümü tamamlandıktan sonra kapatılır. Takip denetimi gerektirmeyen uygunsuzluklar, denetimi gerçekleştiren Baş Denetçi veya denetim ekibinden bir Denetçi veya bir başka Baş Denetçi tarafından kapatılabilir.
BELGE YENİLEME DENETİMİ
3 yıllık belgelendirme periyodu sonunda yapılan ve ilk belgelendirme denetimi gibi tam denetim yapılır.
Belge yenileme denetiminden önce müşterinin organizasyonunda veya yönetim sisteminde denetimi etkileyecek herhangi bir değişiklik olup olmadığı (örn: mevzuat, kapsam, adres, yasal şartlar, çalışan sayısı, çevre boyutları vb.) Planlama Sorumlusu tarafından sözlü veya yazılı olarak sorulur.
Önemli değişiklikler olması durumunda; müşterinin tekrar başvuru formunu doldurması veya değişiklikleri yazılı olarak firmaya bildirmesi sağlanır.Denetim 2 aşamalı olarak yapılır. Belge yenileme denetiminin süresi değişiklik durumuna göre Belgelendirme Müdürü tarafından tekrar hesaplanır.
Önemli bir değişiklik yoksa 1.aşama denetim yapılmaz. Belge yenileme denetiminin süresi ilk belgelendirme denetimi süresinin 2/3’ü olarak hesaplanır.
TAKİP DENETİMİ
Herhangi bir veya birden fazla uygunsuzluğun kapatılması için doğrulamanın doküman bazında yapılamayacağı ve ancak yerinde yapılabileceği durumlarda gerçekleştirilen denetimdir. Bu denetimler askıya alınmış bir belgenin sürdürülmesi için de gerçekleştirilebilir.
Takip denetimlerinde sadece ilgili uygunsuzluklara ilişkin düzeltici faaliyetlere bakılır. Fakat Baş Denetçi gerek duyarsa uygunsuzluğun etkileyebileceği diğer standart maddelerini de denetleyebilir.
TRANSFER DENETİMİ
Transfer Denetimleri, IAF MLA anlaşması imzalayan bir akreditasyon tarafından kapsanıyorsa yapılabilir. Bu kapsamda olmayan belgelere sahip kuruluşlar yeni müşteri olarak işleme alınır.
Çok Sahalı kuruluşlar için transfer yapılmaz. Bunlar yeniden belgelendirme olarak değerlendirilir. (IAF-MD2-2007)