Sertifikasyon Prosesi: ISO Belgelendirme Süreci Adım Adım
Başvurudan belgenin düzenlenmesine ve gözetim denetimlerine kadar akredite belgelendirme sürecinin tüm aşamaları, gerçekçi süreler ve hazırlık kontrol listesiyle birlikte.
Belgelendirme Süreci Nasıl İşler?
Akredite belgelendirme, ISO/IEC 17021-1 kurallarına göre yürütülen standart bir prosestir. Süreç; başvuru ve kapsam analiziyle başlar, iki aşamalı denetimle devam eder ve bağımsız bir belgelendirme kararıyla sonuçlanır. Belge düzenlendikten sonra da yıllık gözetim denetimleriyle sürdürülür.
Sürecin uzunluğunu belirleyen en önemli faktör, kuruluşun hazır bulunuşluk seviyesidir. Dokümantasyonu tamamlanmış, en az bir iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi yapılmış bir işletmede belgelendirme genellikle 4-8 hafta içinde tamamlanır.
Birden fazla standart (örneğin ISO 9001 + ISO 14001 + ISO 45001) entegre denetlenebilir. Bu durumda ortak süreçler tek seferde denetlendiği için hem denetim günü hem de toplam maliyet azalır.
Süreçle İlgili Diğer Sayfalar
Belgelendirmeye hazırlanırken en çok incelenen içerikler.
Denetim Öncesi Hazırlık Kontrol Listesi
Kapsam ve bağlam
Belgelendirme kapsamı, saha listesi, iç/dış hususlar ve ilgili taraf beklentileri tanımlanmış olmalı.
Risk ve fırsat analizi
Süreç bazlı risk değerlendirmesi ve alınan aksiyonlar kayıt altına alınmalı.
Politika, hedef ve KPI
Ölçülebilir hedefler belirlenmeli ve performans verisiyle izlenmeli.
Dokümante bilgi
Prosedürler, talimatlar, formlar ve kayıtlar güncel sürümüyle erişilebilir olmalı.
İç tetkik
Tüm maddeleri ve süreçleri kapsayan en az bir tam iç tetkik tamamlanmalı.
Yönetimin gözden geçirmesi
YGG toplantısı yapılmalı, kararlar ve kaynak ihtiyaçları kayıtlanmalı.
Uygunsuzluk Türleri ve Kapatma Süreleri
| Bulgu Türü | Anlamı | Tipik Kapatma Süresi |
|---|---|---|
| Majör uygunsuzluk | Sistemin bir şartını karşılamayan, sistematik veya belgelendirmeyi engelleyen bulgu | 30 gün + kanıt doğrulaması |
| Minör uygunsuzluk | Tek seferlik, sistemi bütünüyle etkilemeyen sapma | 60 güne kadar |
| Gözlem | Uygunsuzluk olmayan, iyileştirmeye açık alan | Takip denetiminde değerlendirilir |
| İyileştirme fırsatı | Sistem performansını artırabilecek öneri | Zorunlu değil |
Belge Sonrası: Gözetim ve Yeniden Belgelendirme
Belgelendirme, denetimle bitmez. Belge geçerlilik süresi boyunca 1. ve 2. yıllarda gözetim denetimleri yapılır; bu denetimlerde iç tetkik, YGG, hedef performansı, şikayetler ve önceki uygunsuzlukların etkinliği incelenir.
3. yılın sonunda yeniden belgelendirme denetimi yapılır ve sistem bütün olarak yeniden değerlendirilir. Gözetim denetiminin zamanında yapılmaması belgenin askıya alınmasına, uzun süreli gecikmeler ise iptaline yol açabilir.
Adım Adım Sertifikasyon Prosesi
- 01
Başvuru ve kapsam analizi
Standart, faaliyet kapsamı, saha ve çalışan sayısı bilgileri alınır; denetim süresi hesaplanır.
- 02
Teklif ve sözleşme
3 yıllık denetim programı, adam/gün süresi ve ücret sözleşmeye bağlanır.
- 03
Aşama 1 denetimi
Dokümantasyon, kapsam uygunluğu ve hazır bulunuşluk incelenir; Aşama 2 tarihi planlanır.
- 04
Aşama 2 denetimi
Sahada süreçler, kayıtlar ve personel görüşmeleriyle uygulama doğrulanır.
- 05
Düzeltici faaliyet
Uygunsuzluklar için kök neden analizi yapılır, kanıtlar denetçiye sunulur.
- 06
Belgelendirme kararı
Denetim ekibinden bağımsız karar verici dosyayı inceler ve belge onaylanır.
- 07
Gözetim ve yeniden belgelendirme
Yıllık gözetim denetimleri, 3. yılda yeniden belgelendirme ile belge sürdürülür.
Sık Sorulan Sorular
ISO belgelendirme süreci ne kadar sürer?
Sistemi kurulu bir işletmede başvurudan belgeye kadar tipik süre 4-8 haftadır. Sistemin sıfırdan kurulması gerekiyorsa dokümantasyon, uygulama ve iç tetkik dahil toplam süre çoğunlukla 2-4 aya çıkar.
Aşama 1 ve Aşama 2 denetimi arasındaki fark nedir?
Aşama 1 denetimi; kapsam, dokümantasyon ve hazır bulunuşluk incelemesidir. Aşama 2 denetimi ise sistemin sahada fiilen uygulandığının objektif kanıtlarla doğrulandığı asıl denetimdir.
Denetimde uygunsuzluk çıkarsa ne olur?
Uygunsuzluklar minör ve majör olarak sınıflandırılır. Kuruluş, kök neden analizi ve düzeltici faaliyet planını genellikle 30-60 gün içinde sunar. Majör uygunsuzluklarda kanıtların doğrulanması, gerekirse takip denetimi yapılır.
Belge kaç yıl geçerlidir?
Akredite yönetim sistemi belgeleri 3 yıl geçerlidir. Geçerliliğin sürmesi için 1. ve 2. yıllarda gözetim denetimi, 3. yılın sonunda yeniden belgelendirme denetimi yapılır.
Belgelendirme öncesinde neler hazır olmalı?
Kapsam tanımı, politika ve hedefler, risk/fırsat analizi, süreç dokümantasyonu, kayıtlar, en az bir tam iç tetkik ve bir yönetimin gözden geçirmesi toplantısı tamamlanmış olmalıdır.
Belgelendirme ücretini ne belirler?
Denetim adam/gün süresi; çalışan sayısı, saha sayısı, faaliyet riski ve belgelendirilecek standart sayısına göre hesaplanır. Entegre denetimlerde birden fazla standart aynı ziyarette denetlendiği için toplam maliyet düşer.
Belgelendirme Takviminizi Planlayalım
Kapsamınıza uygun denetim süresi ve gerçekçi bir belgelendirme takvimi için bizimle iletişime geçin.
Ücretsiz Teklif Al