SMETA denetiminde bulguların büyük kısmı "kötü niyet"ten değil, eksik veya tutarsız kayıttan çıkar. Denetçi, sahada gördüğünü belgeyle eşleştirir; belge yoksa ya da bordro ile puantaj birbirini tutmuyorsa bu bir uygunsuzluktur. Bu kontrol listesi, denetim öncesi hazırlanması gereken kayıtları kategori kategori, artı denetim günü akışını ve sonrasını içerir. Sosyal uygunluk denetimlerine genel giriş için: SMETA Denetimi Nasıl Alınır?
Denetimden önce: üç ön koşul
- Sedex üyeliği ve SAQ: Tesisin B (veya AB) üyeliği aktif olmalı, öz değerlendirme anketi (SAQ) eksiksiz ve güncel doldurulmuş olmalı. SAQ ile sahadaki durum çelişirse bu denetimde işaretlenir.
- Pillar kapsamı: Alıcınızın 2 Pillar mı 4 Pillar mı istediğini yazılı teyit edin. Kapsam farkı ücret/çalışma saatleri ve İSG'nin yanına çevre ve iş etiğini de ekler.
- Denetim firması ve tarih: APSCA kayıtlı denetçilerle çalışan bir firma seçin; denetim tipini (duyurulu / yarı-duyurulu / duyurusuz) ve tarih aralığını netleştirin.
Belge ve kayıt kontrol listesi
1. Yasal ruhsatlar ve kuruluş belgeleri
- İş yeri açma ve çalışma ruhsatı
- Ticaret sicil / faaliyet belgesi, vergi levhası
- SGK iş yeri tescil belgesi
- Yapı kullanım (iskân) izni
- İtfaiye / yangın uygunluk raporu (güncel)
- Çevre izinleri (kapsama göre — 4 Pillar için kritik)
- Varsa sektörel izinler (gıda, kimyasal, ihracat)
2. Ücret ve çalışma saatleri
- Son 12 ayın bordroları
- Puantaj / giriş-çıkış kayıtları (kart, PDKS, parmak izi dökümü)
- Fazla mesai onay formları ve ücret hesaplamaları
- Asgari ücret uygunluğu kanıtı
- Yıllık izin defteri / kayıtları
- Resmi tatil ve hafta tatili ücret uygulaması
- Maaş ödeme dekontları (banka)
- Tutarlılık kontrolü: puantaj = bordro = üretim kayıtları = güvenlik giriş kayıtları
3. İşe alım ve yaş doğrulama
- Personel özlük dosyaları (kimlik, sözleşme, iş başvurusu)
- Yaş doğrulama kayıtları (kimlik fotokopisi); genç işçi varsa özel koruma kayıtları
- İş sözleşmesi örneği (çalışanın dilinde, imzalı)
- Deneme süresi ve fesih prosedürü
- Ayrımcılık yapılmadığını gösteren işe alım kriterleri
- Yabancı uyruklu çalışan varsa çalışma izinleri
- Zorla çalıştırma göstergelerinin yokluğu (kimlik/pasaporta el konmaması, depozito alınmaması, serbest ayrılma hakkı)
4. İş sağlığı ve güvenliği (İSG)
- Güncel risk değerlendirmesi (tüm birimler, tarihli, revizyonlu)
- Acil durum eylem planı ve tahliye krokileri
- Yangın tatbikatı kayıtları (yılda en az bir; tesis riskine göre daha sık)
- Yangın söndürücü / hidrant / algılama sistemi bakım kayıtları
- Acil çıkış kapıları: işaretli, açılır, önü kapatılmamış
- İSG kurulu toplantı tutanakları
- İSG eğitim kayıtları (işe giriş + periyodik)
- Periyodik sağlık muayeneleri
- KKD zimmet kayıtları ve kullanım denetimi
- Makine koruyucuları ve periyodik kontrol raporları (basınçlı kap, kaldırma ekipmanı, elektrik tesisatı, topraklama)
- İş kazası ve ramak kala kayıtları, kök neden analizleri
- İlk yardım eğitimli personel sertifikaları, revir/ilk yardım dolabı
- Kimyasal güvenlik bilgi formları (SDS), uygun depolama, göz duşu
5. Çevre (özellikle 4 Pillar)
- Çevre izin ve lisansları
- Atık beyan formları, tehlikeli atık taşıma/bertaraf irsaliyeleri, lisanslı firma sözleşmeleri
- Atık su deşarj izni ve analiz raporları
- Emisyon ölçüm raporları (varsa)
- Kimyasal envanteri, ikame/azaltım kayıtları
- Enerji ve su tüketim takibi
- Dökülme önleme ve müdahale ekipmanı
6. İş etiği (özellikle 4 Pillar)
- Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası (çalışanlara duyurulmuş)
- Çıkar çatışması beyanları
- Şikayet / ihbar mekanizması (anonim kanal, işçilere ilan edilmiş, kayıt tutuluyor)
- Etik kod ve çalışan taahhütleri
- Alt tedarikçi listesi ve şeffaflık beyanı
7. Taşeron ve aracı işçi
- Taşeron sözleşmeleri, taşeron çalışan listeleri
- Aracı / özel istihdam bürosu sözleşmeleri
- Taşeron çalışanların bordro, SGK ve İSG kayıtlarının kontrolü
- Yemekhane, temizlik, güvenlik gibi hizmet alımlarının kayıtları
Saha hazırlığı (fiziksel)
- Acil çıkışlar açık, işaretli ve aydınlatmalı
- Yangın söndürücüler erişilebilir, dolu ve etiketli
- Elektrik panoları kapalı, önü boş, etiketli
- İçme suyu, tuvalet ve yemekhane temiz ve yeterli sayıda
- İlk yardım dolapları dolu ve erişilebilir
- İşçi dinlenme alanları, (varsa) yatakhane koşulları uygun
- Bilgilendirme panosunda: iş sözleşmesi şartları, asgari ücret, şikayet mekanizması, çalışma saatleri, İSG kuralları — işçilerin dilinde
Denetim günü akışı
- Açılış toplantısı: Denetçi kapsamı, süreyi ve gizlilik ilkelerini anlatır; yönetim ekibi tanışır.
- Tesis turu: Üretimden depoya, yemekhaneden yatakhaneye tüm alanlar gezilir; İSG ve çevre gözlemleri yapılır.
- Belge incelemesi: Yukarıdaki kayıtlar örnekleme yöntemiyle incelenir; personel dosyaları ve puantaj-bordro çapraz kontrol edilir.
- İşçi mülakatları: Denetçi, yönetim olmadan, bireysel ve grup görüşmeleri yapar. İşçi seçimi denetçiye aittir. Konu: çalışma saatleri, ücret, muamele, şikayet yolu, İSG.
- Kapanış toplantısı: Bulgular sınıflandırılarak paylaşılır (uygunsuzluk / iyi uygulama). Yönetim itiraz ve açıklama yapabilir; bulgular tutanağa geçer.
Denetim sonrası: CAPR
Her uygunsuzluk için Sedex platformundaki Düzeltici Faaliyet Planı Raporu'na (CAPR):
- Kök neden (neden oluştu — "eğitim eksikliği" gibi yüzeysel değil, gerçek neden)
- Düzeltici faaliyet (ne yapıldı/yapılacak)
- Termin ve sorumlu
- Kanıt (fotoğraf, güncellenmiş kayıt, eğitim tutanağı) yüklenir
Kritik/majör bulgular için bir takip (follow-up) denetimi gerekebilir. Denetim türleri ve süreç adımları için: SMETA Denetimi Nasıl Alınır?
En sık yapılan hatalar
- SAQ'da beyan edilenle sahadaki durumun çelişmesi
- Puantaj, bordro ve üretim kayıtlarının birbirini tutmaması
- Fazla mesai onaylarının olmaması veya toplu/geriye dönük imzalatılması
- Risk değerlendirmesinin eski tarihli olması veya bazı birimleri kapsamaması
- Yangın tatbikatı ve İSG eğitim kayıtlarının eksik olması
- Acil çıkışların kilitli veya önünün kapalı olması
- Şikayet mekanizmasının kâğıt üzerinde olup işçilere duyurulmamış olması
- Taşeron çalışanların kayıtlarının kontrol dışı bırakılması
Sıkça Sorulan Sorular
SMETA denetimine hazırlık ne kadar sürer?
Kayıt altyapısı zayıf bir tesiste 4–8 hafta gerçekçidir; puantaj-bordro tutarlılığının kurulması, risk değerlendirmesinin güncellenmesi ve eğitim kayıtlarının tamamlanması zaman alır.
Duyurusuz denetime nasıl hazırlanılır?
Duyurusuz denetimde "hazırlık günü" olmaz; tek yol kayıtların ve saha koşullarının her gün denetime hazır tutulmasıdır. Bu yüzden hazırlık bir proje değil, sürekli bir düzen olmalıdır.
Bulgu almadan denetim geçmek mümkün mü?
İlk denetimlerde sıfır bulgu nadirdir. Önemli olan kritik/majör bulgu olmaması ve minör bulguların CAPR ile zamanında kapatılmasıdır.
Hazırlık için danışman desteği alabilir miyim?
Evet, ancak hazırlık danışmanlığını yapan taraf ile denetimi yapan taraf farklı olmalıdır (tarafsızlık).
İşçi mülakatlarına yönetim katılabilir mi?
Hayır. Mülakatlar yönetim olmadan yapılır ve işçiler denetçi tarafından seçilir; bu, denetimin geçerliliği için zorunludur.
Tesisinizin denetime hazırlık durumunu değerlendirelim
Belge kategorilerini, saha koşullarınızı ve pillar kapsamınızı birlikte değerlendirip eksikleri planlayalım.
Ücretsiz ön değerlendirme talep edin